Metaalgroep Taxandria in Lommel is een toeleverancier voor de machinebouw met 42 medewerkers. Het bedrijf levert op maat gemaakte metalen onderdelen aan klanten in heel Europa. Met een productieteam van 30 mensen en een klein kantoor van 12, was de communicatie tussen werkvloer en administratie altijd al een uitdaging. Maar toen het bedrijf groeide van 25 naar 42 medewerkers in twee jaar tijd, werd het bestaande systeem onhoudbaar.
“We werkten nog met een lokale mailserver en gedeelde mappen op een NAS,” vertelt zaakvoerder Peter Hendrickx. “Dat werkte prima toen we met 20 man waren. Maar plots hadden we drie mensen op inkoop, twee op planning, en iedereen had zijn eigen manier van werken.”
De symptomen waren herkenbaar:
“Op een gegeven moment verloren we een bestelling van €40.000 omdat twee collega’s allebei dachten dat de ander de klant had teruggebeld. Dat was het moment dat ik zei: dit moet anders.”
Bij het eerste gesprek viel Peter iets op: “Clear IT vroeg niet meteen welke licenties we wilden. Ze vroegen hoe we werkten. Wat onze frustraties waren. Waar we tijd verloren. Pas daarna kwam het voorstel.”
Clear IT stelde Microsoft 365 Business Standard voor, met een gefaseerde implementatie. “Ze waren eerlijk: ‘Je hebt geen Enterprise-licenties nodig. Dit past bij jullie.’”
Alle mailboxen werden gemigreerd naar Exchange Online. “Op maandag werkten we nog met de oude mail, op dinsdag met de nieuwe. Dezelfde inbox, alleen nu overal bereikbaar.”
De gedeelde mappen werden gestructureerd overgezet naar SharePoint en OneDrive. Clear IT hielp bij het opzetten van een logische mappenstructuur. “Ze hebben samen met onze office manager bepaald welke structuur logisch was. Niet alles zomaar kopiëren, maar eerst nadenken.” Het team leerde werken met co-authoring – samen in één document werken in plaats van versies rondmailen.
Microsoft Teams werd uitgerold voor interne communicatie. Elk team kreeg een eigen kanaal: inkoop, productie, verkoop, administratie. “Plotseling kon onze planner een vraag stellen aan inkoop zonder van zijn stoel te komen.”
Clear IT gaf twee trainingen: één voor kantoormedewerkers en één korte sessie voor productiemedewerkers. “Zelfs onze meest IT-sceptische collega gebruikt nu Teams om door te geven als een machine stilstaat.”
Geen versieverwarring meer
Offertes, orders en planningen staan nu op één plek met automatisch versiebeheer.
Hybride werken werd vanzelfsprekend
Drie kantoormedewerkers werken nu structureel twee dagen per week thuis. “Tijdens de sneeuw vorige winter kon iedereen gewoon doorwerken.”
Snellere onboarding
Nieuwe medewerkers zijn nu binnen een dag operationeel. “Ze krijgen toegang tot Teams, zien meteen de juiste mappen, en kunnen direct meewerken.”
Meer functionaliteit voor dezelfde prijs
De oude mailserver en NAS kostten €700 per maand aan onderhoud en licenties. Microsoft 365 kost nu €580 per maand voor het hele bedrijf – met véél meer mogelijkheden.
Betere samenwerking tussen kantoor en werkvloer
Productiemedewerkers melden problemen nu via een Teams-kanaal met foto’s erbij. “Dat bespaart heel veel heen-en-weergeloop.”
“Microsoft 365 was voor ons de eerste stap,” zegt Peter. “Nu we zien wat mogelijk is, denken we na over volgende stappen. Power Automate voor automatische orderbevestigingen bijvoorbeeld.”
Clear IT blijft betrokken als sparringpartner. “Ze pushen niet om meer te verkopen. Maar als we een vraag hebben, denken ze mee. Dat is wat ik zoek in een IT-partner.”
Wij scannen uw omgeving, bepalen samen de juiste nood en bespreken dit tijdens een vrijblijvend gesprek.
